PENGGUNA PADI UMKM, SIMAK PENGETAHUAN SEPUTAR EPROCUREMENT BERIKUT INI BAGIAN II

PENGGUNA PADI UMKM, SIMAK PENGETAHUAN SEPUTAR EPROCUREMENT BERIKUT INI BAGIAN II

Tahapan eProcurement, Proses pengadaan memiliki lima tahapan umum yaitu perencanaan, pembelian (purchasing), pengawasan, dan pengiriman. Secara detail eprocurement memiliki beberapa tahap sebagai berikut.

Pertama, Perencanaan Kebutuhan, Tahap pertama dari eprocurement adalah perusahaan menentukan barang atau jasa yang dibutuhkan. Misalnya apakah kebutuhan itu diadakan dalam satu periode tertentu atau berkelanjutan. Selain itu barang atau jasa yang ingin diadakan harus sesuai dengan kebutuhan seperti budget, kuantitas, kualitas, sehingga proses pengadaan ini nantinya tidak balik merugikan perusahaan itu sendiri. Pada proses ini perusahaan biasanya membuat dokumen persetujuan yang diserahkan kepada pihak manajemen. Jika disetujui, langkah selanjutnya adalah membuat dokumen kerangka acuan teknis yang akan diberikan kepada pihak calon vendor.

  1. Pemilihan Vendor, Bisa dibilang, pemilihan vendor adalah inti dari aktivitas eprocurement. Dimana pihak perusahaan sebagai pembeli mencari pemasok yang sesuai dengan kebutuhan. Ada beberapa metode dalam memilih vendor yang paling umum di antaranya.

Tender, Dimana perusahaan sebagai pembeli mengajukan request for proposal yang berisi acuan teknis seperti ketentuan dan kebutuhan pengadaan kepada calon-calon vendor eprocurement. Pengajuan dokumen tersebut bisa melalui pihak ketiga maupun diskusi langsung melalui proses aanwijzing. Aanwijzing sendiri adalah proses diskusi informasi kebutuhan atau detail pekerjaan kepada perusahaan vendor yang diadakan oleh perusahaan pembeli pada eprocurement. Setelah proses pembacaan acuan teknis, vendor akan mengirim dokumen request for quotation yang berisi informasi penawaran barang atau jasa. Informasi meliputi harga, kualitas, kuantitas, asuransi, ketentuan pembayaran, biaya pengiriman, hingga penawaran kerjasama khusus.

Penunjukkan Langsung, Metode pemilihan vendor secara langsung tanpa proses seleksi. Biasanya hal ini terjadi karena vendor tersebut adalah satu-satunya yang bisa mengerjakan kebutuhan tersebut. Selain itu, vendor tersebut biasanya merupakan bagian dari perusahaan pembeli entah itu pada divisi perusahaan berbeda atau anak perusahaan, Selain karena kebutuhan khusus, penunjukkan langsung dilakukan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan misalnya kualitas, kerahasiaan, atau dalam keadaan darurat eprocurement. Setelah proses negosiasi selesai, perusahaan biasanya akan memberikan dokumen resmi perjanjian atau Service Level Agreements document (SLA). Adanya kontrak seperti ini agar segala proses pengadaan bisa dipertanggungjawabkan serta menghindari risiko adanya kerugian dari kedua belah pihak. Risiko yang bisa saja terjadi misalnya terkait pembayaran, barang rusak, pekerjaan tidak selesai tepat waktu, hingga hal-hal yang sifatnya rahasia.

  1. Purchasing, Setelah melakukan negosiasi dan meneken kontrak kerja, perusahaan kemudian melakukan pemesanan dan menyusun dokumen purchase order pada eprocurement. Dokumen purchase order nantinya harus dikirimkan kepada vendor terkait sebagai bukti pemesanan barang atau jasa.
  2. Pengawasan, Setelah bagian purchasing mengirimkan purchase order, perusahaan akan menerima delivery order untuk pemesanan barang dan work order untuk pemesanan jasa. Setelah menerima dokumen tersebut, pihak purchasing perusahaan wajib melakukan pengecekan dan tracking sejauh mana pesanan tersebut diproses. Tujuannya agar proses pengadaan yang telah dilakukan sesuai dengan jadwal pengadaan dan perusahaan bisa terhindar dari kemungkinan risiko yang bisa saja terjadi.